Installer la signature
Déployer et installer la signature dans Outlook, Gmail ou Apple Mail (manuel ou add-in).
Une fois la signature attribuée, chaque collaborateur doit l'installer dans son client mail. Deux méthodes existent : le copier-coller manuel (universel) et l'add-in Outlook (automatique, pour les organisations Microsoft).
Copier-coller manuel
- Ouvrez votre signature dans ECARD.
- Utilisez Copier pour copier la signature.
- Collez-la dans les réglages de signature de votre messagerie :
- Outlook : Fichier → Options → Courrier → Signatures.
- Gmail : Paramètres → Général → Signature.
- Apple Mail : Réglages → Signatures.
- Enregistrez, puis envoyez-vous un email pour vérifier l'affichage réel.
Collez la signature telle quelle, sans passer par un éditeur intermédiaire (Word, Bloc-notes…) qui pourrait altérer le HTML.
Déploiement via l'add-in Outlook
Pour les organisations Microsoft, l'add-in Outlook insère automatiquement la signature dans les nouveaux emails, sans copier-coller. Avantages :
- pas d'action de la part de chaque collaborateur ;
- mise à jour automatique de la signature quand le profil change ;
- cohérence garantie à l'échelle de l'organisation.
Le déploiement se fait depuis le centre d'administration Microsoft 365 (un rôle d'administrateur M365 est requis). À vérifier avant de déployer :
- Prérequis & licences Microsoft — toutes les licences n'incluent pas Outlook Desktop ni Exchange Online.
- Configuration réseau — domaines à autoriser derrière un proxy ou un pare-feu.
- Mettre à jour l'add-in — valider une nouvelle version depuis la console Microsoft 365.
Vue d'ensemble : Add-in Outlook.
Mettre à jour une signature déjà installée
La signature reprend les informations du profil au moment de son insertion. Après une mise à jour du profil (nouveau poste, nouveau téléphone…) :
- en copier-coller manuel, recollez la signature depuis ECARD ;
- avec l'add-in Outlook, la mise à jour est automatique.
Dépannage
- La signature s'affiche mal dans Outlook → testez en vous envoyant un email réel plutôt qu'en vous fiant à l'aperçu, et recollez depuis le bouton Copier.
- L'image (logo, photo) ne s'affiche pas → certains clients bloquent les images par défaut ; le destinataire doit autoriser l'affichage.
- Une variable reste en clair → l'information est vide dans le profil. Voir Variables.
Plus de solutions sur Dépannage des signatures.
Testez toujours l'affichage réel en vous envoyant un email : le rendu peut varier légèrement d'un client mail à l'autre (surtout sous Outlook Windows).