Concepts clés
Organisation, espace, utilisateur, administrateur, entité, modèles et rôles — le vocabulaire structurant d'ECARD.
Quelques notions structurent toute la plateforme ECARD. Les comprendre vous fait gagner du temps sur toutes les pages qui suivent.
Organisation
L'organisation est votre compte principal (votre entreprise). Elle regroupe tous vos utilisateurs, modèles, contacts et paramètres. La facturation et les réglages globaux se situent à ce niveau, dans Paramètres de l'organisation.
Espace
Un espace (ou « Space ») est une sous-unité d'une organisation — par exemple une filiale, une agence ou un département. Les espaces permettent de cloisonner les utilisateurs, les modèles et les droits. Une organisation peut n'avoir qu'un seul espace, ou plusieurs (selon votre offre).
Exemple : le groupe « Acme » crée un espace « Acme France » et un espace « Acme Belgique ». Un Gestionnaire de l'espace France ne voit et ne gère que les utilisateurs de cet espace.
Voir Espaces.
Utilisateur
Un utilisateur représente une personne de votre organisation. Il porte les informations qui l'identifient — nom, poste, entreprise, téléphones, réseaux sociaux — et ces informations alimentent automatiquement sa page de profil, sa vCard, sa signature email et sa carte Wallet.
La gestion des utilisateurs se fait dans Organisation → Utilisateurs.
Un utilisateur n'a pas forcément besoin d'un accès au tableau de bord : vous pouvez gérer les informations et les supports d'un collaborateur qui ne se connecte jamais.
Administrateur
Un administrateur est une personne disposant d'identifiants pour gérer votre compte ECARD depuis le tableau de bord. Chaque administrateur a un rôle (Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire, Membre, Lecteur) qui détermine ce qu'il peut faire.
Un administrateur n'est pas forcément un utilisateur « porteur » de carte ou de signature, et inversement. Les administrateurs se gèrent dans Paramètres de l'organisation → Administrateurs. Voir Utilisateurs & rôles.
Modèle
Un modèle est un gabarit partagé et réutilisable :
- Page de profil — la page publique.
- Signature email — la signature insérée dans les emails.
- Carte NFC — le visuel imprimé de la carte.
- Wallet — la carte Apple/Google Wallet.
- Fichier de contact (vCard) — la fiche .vcf téléchargeable.
Les modèles garantissent une cohérence de marque : vous concevez une fois, tous les utilisateurs concernés en héritent. Quand vous modifiez un modèle, la mise à jour se propage aux utilisateurs qui l'utilisent.
Variable
Dans un modèle, une variable (ex. {{user.firstName}}) est un champ
dynamique remplacé par l'information réelle de chaque utilisateur au moment de
l'affichage. C'est ce qui permet à un seul modèle de signature de produire
une signature personnalisée pour chaque collaborateur. Voir
Variables de signature.
Entité
Une entité est un jeu de données communes — adresse, site web, couleurs et logo, réseaux sociaux de l'entreprise, mentions légales… — que vous définissez une fois et que vous insérez librement dans vos modèles (signature, page de profil, vCard). Une entité n'est pas rattachée à des utilisateurs : c'est vous qui choisissez où insérer ses informations. Son intérêt : centraliser ces données communes et les mettre à jour en un seul endroit.
Concrètement : renseignez une fois l'adresse, le site et les réseaux de l'entreprise dans une entité, puis insérez ces champs là où vous en avez besoin dans vos modèles. Un changement d'adresse ou de site ? Vous le corrigez une seule fois sur l'entité, et tous les modèles qui l'utilisent sont à jour.
Les entités sont aussi pratiques quand plusieurs marques ou filiales cohabitent : chacune a son propre jeu de données, que vous insérez dans les modèles concernés. Voir Groupes, tags & entités.
Groupe et tag
Pour organiser une équipe nombreuse, deux axes complémentaires :
- Groupe — un ensemble d'utilisateurs (par équipe, service, site) servant au ciblage : attribuer un modèle ou une commande à tout un groupe d'un coup.
- Tag — une étiquette libre pour segmenter utilisateurs et contacts.
Rôles
L'accès au tableau de bord (pour les administrateurs) est régi par cinq rôles :
| Rôle | Libellé | Portée |
|---|---|---|
OWNER | Propriétaire | Contrôle total, transfert et suppression de l'organisation |
ADMIN | Administrateur | Gère les membres, la facturation et les paramètres |
MANAGER | Gestionnaire | Gère les utilisateurs de ses espaces |
MEMBER | Membre | Crée/édite des profils dans ses espaces |
VIEWER | Lecteur | Consultation seule |
Voir Utilisateurs & rôles.
Bon à savoir
- Un utilisateur n'est pas forcément un administrateur. Vous pouvez gérer les informations et les supports d'un collaborateur sans lui donner d'accès au tableau de bord.
- Une entité évite de tout ressaisir. Les données communes (adresse, site, réseaux, couleurs) se définissent une fois dans une entité, puis s'insèrent dans les modèles où vous en avez besoin.
- Une page de profil est indépendante de la carte. Remplacer une carte perdue n'affecte ni la page publique ni les contacts déjà collectés.
- Les modèles priment sur le cas par cas. Concevez d'abord vos modèles, puis déclinez au besoin des exceptions.
Voir aussi
- Premiers pas — la mise en route étape par étape.
- Organisation & équipe — utilisateurs, rôles, espaces.
- Glossaire — tous les termes en un coup d'œil.